为了进一步规范修缮工程审计程序，提高审计效率和质量，9月21日上午，审计处、总务产业处、后勤物业管理公司召开联席会议，就修缮工程审计的有关事项进行了沟通交流，现将有关内容纪要如下。
本次联席会议的主题是总结前一阶段三方协调配合情况，结合工作实际情况，研讨如何进一步落实《北京林业大学建设工程、修缮工程结（决）算审计实施办法》（北林校发 〔 2008 〕27号）及《北京林业大学采购大宗货物、工程和服务招标管理办法（试行）》（北林校发 〔 2008 〕10号）和相关细则等规定。会议经充分交流和研讨，形成几点共识，要求相关各方在今后工作中认真遵照执行。
一、修缮工程请审主体部门
修缮工程请审主体部门是指按照学校有关规定向审计处提交修缮工程审计请审书、移交有关资料、配合审计处实施审计的部门，一般包括两种：
（一）总务产业处为请审主体部门，是指由总务产业处作为甲方代表组织和管理的修缮工程项目（包括对后勤服务总公司），即由总务产业处组织招投标、签订施工合同、负责工程施工过程的监督、变更洽商的现场签证、竣工验收、工程付款签认等。
（二）学校各职能部门或学院为请审主体部门，是指由有关职能部门或学院作为甲方代表组织和管理的修缮工程项目（签订施工合同、施工过程监督管理、变更洽商的现场签证、竣工验收）。
此类工程项目凡符合招投标管理规定进行招投标的，应由总务产业处牵头负责项目实施前的招投标工作。维修费用支出审批执行“谁负责，谁审批”的原则：项目经费属于各职能部门或学院负责的，由相应的经费管理部门审批；项目经费属于总务产业处负责的，由总务产业处对该项支付款项进行审批。
二、工程报审资料时间
（一）工程验收完成三天内，由请审部门向审计处提出书面竣工结算审计请审书，同时请审部门在半月内收集整理好相关资料；
（二）审计处收到请审书后在10个工作日内向请审部门发送审计通知书；
（三）请审部门收到工程审计通知书在三个工作日内，按照审计通知书的要求向审计处报送完整的审计资料。
三、几点特别说明：
按照有关规定，结合本次沟通会讨论结果，对修缮工程审计的起点金额、审计方式、招投标形式、尾款额度、送审资料等内容明确如下：
(一)单项维修项目在5万以上（含5万元）必须审计，5万——200万元（不含200万元）的审计方式采取竣工结算审计，5万元以下维修项目采取抽查审计方式；
（二）单项维修项目在200万元以上（含200万元），根据《北京林业大学建设工程和修缮工程全过程审计实施办法》（北林校发〔 2008 〕25号）规定采取过程审计方式进行。
（三）工程合同预付款一般不超过合同总价的30%，在竣工结算审计之前，工程尾款不得低于合同总价的25%。
（四）施工合同签订要求：一般情况下与施工单位签订可调价格合同，尽量不签固定总价（包死）合同，在特殊情况下若准备签订固定总价合同，则在签订合同之前，将施工单位的施工预算、合同草稿报审计处审核后签订。施工合同的签订应对主要专项条款约定明确，例如承包方式、施工内容和范围、造价依据、合同价款形式、风险范围、调整范围、洽商变更确认及工程款的支付形式等。
（五）招投标要求：对于未按照《北京林业大学采购大宗货物、工程和服务招标管理办法（试行）的要求进行招标的维修项目，须对未招标情况进行书面说明，说明应加盖单位公章并由负责人签字；对于由招标小组或有关会议决定由学校后勤物业服务公司承包的维修项目，需提供相关会议记录和参会人员签字。
（六）聘请外审支付的审计费用从维修项目经费中列支。
四、修缮工程审计资料具体要求：
（一）实行招投标项目的审计所需资料如下：
序号 |
名称 |
本次实际提供文件 （√） |
张数 |
备注 |
1 |
招标文件 |
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2 |
投标文件 |
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3 |
中标通知书 |
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4 |
工程预算书 |
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5 |
工程施工总包合同 |
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6 |
工程施工分包合同 |
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7 |
工程材料供货合同 |
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8 |
施工、竣工图纸 |
|||
9 |
工程洽商签证 |
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10 |
甲方确认材料价格 |
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11 |
工程结（决）算书 |
|||
12 |
工程所需材料价格明细表 |
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13 |
工程竣工验收单 |
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14 |
其他需要提供的资料 |
|||
15 |
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16 |
移交人： 接收人：
年 月 日 年 月 日
（二）没有采用招投标项目的审计所需资料如下：
序号 |
名称 |
本次实际提供文件 （√） |
张数 |
备注 |
1 |
工程预算书 |
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2 |
工程合同 |
|||
3 |
工程材料供货合同 |
|||
4 |
工程洽商签证 |
|||
5 |
甲方确定材料单价 |
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6 |
施工、竣工图纸 |
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7 |
工程结（决）算书 |
|||
8 |
工程竣工验收单 |
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9 |
未招标情况说明书 |
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10 |
相关会议记录 |
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11 |
其他需要提供的资料 |
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12 |
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13 |
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14 |
移交人： 接收人：
年 月 日 年 月 日
以上资料必须是原件，加盖单位公章及相关人员签字要完整，其中工程概预算、工程结（决）算必须加盖编制单位公章并由编制人员签字生效。
此表一式两份，交接双方各存一份。
北京林业大学审计处
2009年9月23日