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北京林业大学会计档案管理办法

作者:   来源:   发布时间:2008-10-20   浏览次数:   


  

 

北京林业大学会计档案管理办法

 

北林财办发[ 2005 ] 1

第一章            总则

第一条              为加强学校会计档案管理,统一会计档案管理制度,根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》及其他财经法规的有关规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条              本办法适用于全校事业单位、企业化管理单位和校办企业。

第三条              学校会计档案归口财务处管理。财务处负责会计档案的整理、立卷、装订、归档、保管、查阅利用、鉴定和销毁等工作。

第四条               学校财务处必须在内部设立会计档案管理的专门机构,指定专人负责会计档案的日常管理工作,并明确会计档案管理岗位的职责,建立健全会计档案的内部控制制度。

第五条              学校财务处要加强对会计档案管理工作的领导,定期对全校会计档案管理工作进行指导、检查和监督,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第六条              学校各单位负责人要重视会计档案管理工作,要保证会计档案管理所需要的经费和设施(包括必要的存放地点、存放设施、档案管理消耗材料等)。

 

   

第二章            会计档案的内容

第七条               学校的会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。会计档案主要分为四类:会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。

第八条               会计凭证包括原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

(一)    原始凭证是指证明经济业务已经发生,明确经济责任,并作为记账依据的各种原始的单据和证明,它是会计核算的重要资料。包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。

(二)    记账凭证是指会计人员按照规定对原始凭证进行审核后填制的会计凭证;学校根据会计电算化的要求设置统一、通用的记账凭证。

(三)    汇总凭证是指将许多同类记账凭证逐日或定期汇总后填制的凭证。

(四)     其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。

第九条               会计账簿是指以会计凭证为依据,全面地、连续地、系统地记录和反映经济活动全部过程的簿籍。它由用来进行记账的专门格式的账页组成。会计账簿包括总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。

第十条               财务报告是指各种月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

第十一条         其他类会计档案包括银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料。包括:

(一)    学生名册;

(二)    学生缴费及欠费情况;

(三)    工资薪金发放清册;

(四)    住房公积金备查簿;

(五)    其他会计核算资料。

第十二条  会计电算化档案是会计档案的重要组成部分,电算化会计档案包括以下内容:

(一)财务会计软件的光盘、磁盘;

(二)财务会计软件使用说明;

(三)会计科目和项目编码及使用说明;

(四)会计电算化处理授权登记或使用权限备案表。

第十三条  以下与财务会计核算相关的文件材料,应当执行文书档案管理规定,不作为会计档案管理:

(一)    学校年度财务预算;

(二)    学校财务预算执行及考核情况;

(三)    学校对外投资的文件及相关投资证明;

(四)    学校年度收入分配的相关文件及资料;

(五)    学校基本建设和维修工程的施工合同;

(六)    各类审计决定、报告及意见;

(七)    公、检、法、税务下达的与经费有关的文书。

 

第三章            日常管理

第十四条  学校财务部门负责全校会计档案的日常管理和对全校各单位会计档案管理的指导及监督。具体包括会计档案的搜集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、查阅利用、期满销毁等工作。

第十五条  学校财务部门在内部设置会计档案管理岗位,指定专人负责会计档案的管理。

第一节 立卷和归档

第十六条  学校会计档案的封面及装订材料由财务处统一制作,财务处应统一和规范会计档案的装订、立卷要求。

第十七条 学校财务处、二级财务机构和其他财务部门的财会人员是会计档案的立卷人,应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。财务部门负责人、二级财务机构和其他财务部门的主管会计对本单位的会计档案工作负责。

第十八条  财务处、二级财务机构和其他财务部门应及时对形成的会计档案进行整理、装订、立卷和归档:

(一)学校财务处要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序,健全各类账簿的记录和保管要求,统一各类财务报告的格式和编报时间,保证会计档案的完整、及时、规范;

(二)对各类会计凭证,应每月进行整理和装订。财务处和经济业务频繁的二级财务机构根据会计凭证的数量每天或每周整理和装订,防止凭证的散乱和遗失。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全,填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计主管人员应在凭证上签名或盖章。

(三)对各类会计账簿,应按月结账,按年作为会计档案保管。会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期,并加盖单位公章和分管财务的负责人、会计主管人员的签章。采用电算化处理自动生成的账簿,应按月打印出纸质会计档案,也应载明账簿名称及所属年度、管理人员,并加盖单位公章、单位财务负责人和会计主管人员的签章。

(四)对各类财务报告,应分别财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章,单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第二节 档案的保管

第十九条  为方便会计档案的查阅和利用,学校财务处形成的近10年的会计档案主要由会计档案室保管。对永久类和超过10年尚不够销毁年限的会计档案,应及时移交学校档案室。档案室应预留会计档案的保管空间,与文书档案分开存放。

    第二十条  财务部内部核算中心、结算中心当年形成的会计档案,在会计档案年度终了后,应及时移交给会计档案室保管:会计凭证和会计账簿在年度终了45日内,财务报告在年度终了60日内,由相关人员编制移交清册后移交给会计档案室;财务处和档案室应对会计档案的移交情况进行监交和检查。

第二十一条  二级核算单位和其他部门当年形成的会计档案,在会计档案年度终了后,可暂由各单位保管5年,以便各单位利用和查阅。5年期满后,应编制移交清册及时移送档案馆。财务处应对二级核算单位的档案移交情况实行监交和检查。

第二十二条  财务处形成的会计档案,由会计档案室专人保管;各二级核算单位和其他单位的会计档案,由单位会计人员保管,出纳人员不得兼管会计档案。

第二十三条  会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为3年、5年、10年、15年、25年五类。

 会计档案的保管期限,从当年会计年度终了第一天起算起。

第二十四条  学校以下会计档案应永久保存:

(一)     学校及各单位的年度财务报告;

(二)     学校对外投资的凭证;

(三)     会计档案保管清册;

(四)     会计档案销毁清册。

第二十五条  对学校及各单位的年度财务报告(年度决算及文字说明)、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等永久性保管的会计档案,档案馆和财务部会计档案室应在档案封面上标明“永久”字样,单独保存。

第二十六条  学校财务处、档案室和其他会计档案保管单位,应不断改善会计档案保管条件,保证会计档案存放的通风、通气、干燥,防止霉烂、虫蚀、鼠咬,对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折。

第三节            移交和异动 

   第二十七条 学校财务处会计档案室、二级核算单位及其他单位与档案馆,校内各单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。

  移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。

  交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接,并由交接双方的负责人监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

  第二十八条   校内单位撤销时,其撤销前形成的会计档案应当移交至档案馆。

  第二十九条  校内单位合并时,原各单位解散或一方存续而其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍由原各单位保管。

  第三十条  校内单位分立时,分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管;单位分立后原单位解散的,其会计档案应当直接移交至学校档案馆。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

  第三十一条   校内建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理工程竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

   第三十二条     已经立卷归档后的会计档案,任何人不得私自拆封或抽换;移交到学校档案馆保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案室应当会同财务部和经办人员共同拆封整理,以分清责任。 

   第四节 查阅和利用

第三十三条  学校财务部门及校内各单位应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度,既发挥会计档案应有的作用,又保证会计档案的安全、完整。

第三十四条  学校各单位应建立会计档案查阅登记簿,记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。校内单位和个人持有关证明查阅会计档案,校外单位和个人应凭介绍信和有效身份证明查阅或者复制会计档案。

第三十五条  学校各单位保存的会计档案不得外借。如有特殊需要,经本单位财务负责人批准后,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

校内单位和个人临时借用会计档案,应经过财务部或档案馆负责人批准,并限期归还。

第三十六条  学校会计档案的复制应坚持成本补偿制度,有关收费标准由财务部和档案馆按照物价和档案管理部门的规定执行,收取的补偿费全部用于会计档案的管理和建设。校内各单位不得擅自提高收费标准,扩大收费范围。

第五节    期满销毁

第三十七条  学校财务处应定期对会计档案进行清理和鉴定,至少每年应清理一次。对保管期满的会计档案应当及时销毁,以免越积越多,造成存放困难。

第三十八条  学校财务处对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 

第三十九条  保管期满的会计档案,除本办法第三十七条规定的情形外,可以按照以下程序销毁:

(一)由学校财务部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;

(二)由主管财务和档案的校领导分别在销毁清册上签署意见;

(三)销毁会计档案时,应当由审计部门和财务部门共同派员监销;

(四) 监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告学校主管财务和档案工作的副校长。

第四章            责任

第四十条  学校财务处应当建立健全校内各级会计档案责任制,明确各单位负责人、专兼职会计档案人员对会计档案的管理责任。

第四十一条  各会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、及时性负责。应按照规定及时对会计档案进行整理、立卷和归档,并在规定的时间内移交给财务部会计档案室或档案馆。

第四十二条  各会计档案保管人要妥善保管好会计档案,要防火、防水、防盗。

第四十三条  各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的,要予以经济赔偿,并追究相关人员的责任。

第四十四条  学校任何单位和个人不得擅自涂改、拆封、抽换会计档案。

第四十五条  学校任何单位和个人不得擅自销毁会计档案。对保管期满的会计档案,也必须由财务部和档案馆共同检查、鉴定,提出销毁意见。

 

第五章            附则

第四十六条  本办法由财务处负责解释和修订。

第四十七条  本办法自2005 4月21日起实施。

 

附表一:

 

北京林业大学会计档案保管期限表

序号

  档案名称

保管期限

备注

会计凭证类

 

 

1

原始凭证

15

 

2

记账凭证

15

 

3

汇总凭证

15

 

会计账簿类

 

 

4

总账

15

包括日记总账

5

明细账

15

 

6

日记账

15

现金和银行存款日记账保管25

7

固定资产卡片

 

固定资产报废清理后保管5

8

辅助账簿

15

 

财务报告类

 

包括各级主管部门汇总财务报告

9

月、季度财务报告

3

包括文字分析

10

年度财务报告(决算)

永久

包括文字分析

其他类

 

 

11

会计移交清册

15

 

12

会计档案保管清册

永久

 

13

会计档案销毁清册

永久

 

14

银行余额调节表

5

 

15

银行对账单

5

 

 

 
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